株式会社トレス環境システム（以下、当社という）は、使用済みパソコン等ＯＡ機器類のリユース・リサイクル事業おいて、「人と資源を大切にする２１世紀型リサイクル革新企業」を目指しています。

当社は、リサイクル事業の推進にあたり、お客様及び従業者の個人情報を適正に保護し、個人情報の漏えいを防止するため「個人情報保護方針」を定め、個人情報保護マネジメントシステムを構築し全社一丸となって実行いたします。

1.当社は、情報機器、ＯＡ機器等のリサイクル事業における個人情報の取扱いを適正に実施いたします。

• ①当社の事業活動の中で取得する個人情報の利用目的を明確にし、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（「目的外利用」）は行いません。また、そのための措置を講じます。
• ②個人情報の取扱いを外部に委託する場合は、委託業務を限定するとともに、当社の個人情報保護方針を遵守できる委託先を選定し、委託先の監督を実施いたします。
• ③当社が回収した情報機器・ＯＡ機器の中には、個人情報が含まれている場合があります。そのため、特に、個人情報の消去・破壊作業には万全を期します。

2.当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、個人情報を適切に取扱います。

3.当社は、個人情報の取扱いに関して適切な安全管理措置を講ずることにより、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及びその是正に努めます。

4.当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重します。
顧客及び従業者から保有個人データ又は第三者提供記録の請求等に対しては、合理的な期間及び妥当な範囲内でこれに応じます。

5.当社は、個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する、苦情や相談に対して適切に対応いたします。

6.当社は、個人情報の適切な保護を維持するために、個人情報保護マネジメントシステムの定期的な見直しにより継続的改善を実施いたします。

• ■制定日　　　2010年2月1日
• ■最終改訂日　2022年10月3日

株式会社トレス環境システム

代表取締役　　谷口　兼史

〒299-0102　千葉県市原市青柳１-１１-２２

株式会社トレス環境システム 個人情報保護事務局

TEL.0436-22-3108FAX.0436-22-1254

１．個人情報保護管理者の氏名又は職名

代表取締役

２．個人情報の利用目的

(1)お取引先等から業務委託で取得する個人情報

❶情報機器、ＯＡ機器等の中に含まれる個人情報を、契約に従い、消去・破壊するため。

(2)当社が直接取得する個人情報

	取得する個人情報の様式	個人情報の利用目的
１	見積書、請求書、納品書	見積書、請求書、納品書の発行等の営業管理業務のため。
２	お客様からのお問合せ	お問合せ等に対して回答するため。
３	お取引先	（一般事業者及び官公庁、個人の顧客）との各種業務連絡のため。
４	はがき	年賀状、組織変更、異動等のご案内のため。
５	来訪者管理表	ご訪問時に記入いただく記録票に関しては入退館管理のため。

(3)採用活動関連の個人情報

	取得する個人情報の様式	個人情報の利用目的
１	キャリア採用	採用に関連する資料等の発送のため。 採用選考手続及びその結果に関する連絡のため。 入社前手続のため。
２	新卒予定者採用	採用に関連する資料等の発送のため。 採用選考手続及びその結果に関する連絡のため。 入社前手続のため。

(4)従業者の個人情報

❶従業者の労務・給与・健康管理、福利厚生の諸手続きを行うため。

❷社員の人事評価、能力判定を行うため。

❸お客様との各種連絡のため。

❹退職者の各種手続きのため。

２-1．特定個人情報の利用目的

(1)従業員等の利用目的

❶税金（給与の源泉徴収など）事務のため。

❷社会保険（健康保険・厚生年金保険届出など）事務のため。

❸退職所得に関する申請事務のため。

❹災害時の連絡事務のため。

(2)従業員等の扶養親族の利用目的

❶扶養控除等申告書を提出するため。

❷国民年金第３号被保険者届を提出するため。

(3)支払調書の作成が必要な方の利用目的

❶支払調書作成事務のため。

３．個人情報の第三者への提供

あらかじめご本人の同意がある場合、生命・身体・財産の保護のために必要な場合、法令等に定めがある場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

４．個人情報の取り扱いの委託

利用目的の達成の範囲内で、当社が個人情報の取り扱いの契約を締結した業務委託先に対して個人情報を委託することがあります

５．個人情報をご提供いただくことの任意性

個人情報を当社にご提供いただくことは、ご本人の判断で決定願います。
ただし、必要な個人情報の項目が不足していた場合には、当社のサービスが受けられないことがあることをご了解ください。

６．本人が容易に知覚できない方法による取得

当社では、スマートフォンのアプリケーション経由で自動的に取得する位置情報、端末情報など、本人が容易に知覚できない方法によって個人情報を取得することはありません。

1.事業者の名称及び住所、並びに代表者の氏名

事業者の名称：株式会社トレス環境システム

住　所　　　：千葉県市原市青柳1-11-22

代表者の氏名：代表取締役　谷口 兼史

2.個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

氏名又は職名：代表取締役 谷口 兼史

所 属：市原営業所

連絡先：千葉県市原市青柳1-11-22

ＴＥＬ：0436-22-3108

3.保有個人データの利用目的

(1)当社がお客様などから直接取得する個人情報

	取得する個人情報の様式	個人情報の利用目的
１	見積書、請求書、納品書	見積書、請求書、納品書の発行等の営業管理業務のため。
２	お客様からのお問合せ	お問合せ等に対して回答するため。
3	お取引先	（一般事業者及び官公庁、個人の顧客）との各種業務連絡のため。
4	はがき	年賀状、組織変更、異動等のご案内のため。
5	来訪者管理表	ご訪問時に記入いただく記録票に関しては入退館管理のため。

(2)採用活動関連の個人情報

	取得する個人情報の様式	個人情報の利用目的
１	キャリア採用	採用に関連する資料等の発送のため。 採用選考手続及びその結果に関する連絡のため。 入社前手続のため。
２	新卒予定者採用	採用に関連する資料等の発送のため。 採用選考手続及びその結果に関する連絡のため。 入社前手続のため。

(3)従業者の個人情報

①従業者の労務・給与・健康管理、福利厚生の諸手続きを行うため。

②社員の人事評価、能力判定を行うため。

③お客様との各種連絡のため。

④退職者の各種手続きのため。

(4)従業員等の特定個人情報の利用目的

①税金（給与の源泉徴収など）事務のため。

②社会保険（健康保険・厚生年金保険届出など）事務のため。

③退職所得に関する申請事務のため。

④災害時の連絡事務のため。

(5)従業員等の扶養親族の特定個人情報の利用目的

①扶養控除等申告書を提出するため。

②国民年金第３号被保険者届を提出するため。

(6)支払調書の作成が必要な方の特定個人情報の利用目的

①支払調書作成事務のため。

4.開示等の請求等に応じる手続

(1)開示等の請求等の申し出先

総務部（詳細は、下記の５．項を参照ください。）

(2)開示等の請求等に際して提出すべき書面の書式その他の開示等の請求等の方式

申し出をお受けした後、「保有個人データ又は第三者提供記録の開示等請求書」をご本人に郵送いたします。

(3)本人確認の方法

「開示等請求書」をご提出いただく際、運転免許証控えなどの本人確認の書面を同封していただきます。　なお詳細は、前項(2)の送付書類に記載いたします。

(4)手数料の徴収方法

当社は、利用目的の通知と開示等の請求１件につき８００円を徴収いたします。

5.苦情・お問合せについて

個人情報、保有個人データ又は第三者提供記録の開示等に関する苦情・お問合せは、以下にお願いいたします。

• ■社　名：株式会社トレス環境システム
• ■住　所：〒299-0102　千葉県市原市青柳１－１１－２２
• ■電　話：0436-22-3108
• ■ＦＡＸ：0436-22-1254
• ■Ｅメール：「個人情報に関するお問合せ窓口」t-taniguchi＠treas.co.jp
• ■対応責任者：技術課長
  （１）個人情報保護方針に関するお問合せ--技術課長
  （２）個人情報の取り扱いに関する苦情・お問合せ--技術課長
  （３）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等に関する苦情・お問合せ--技術課長

6.認定個人情報保護団体について

当社は、以下の「認定個人情報保護団体」の対象事業者です。

■認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

認定個人情報保護団体事務局

住所 ：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内

TEL：03-5860-75650120-700-779

※上記は、個人情報の取扱いに関する内容のみを受け付けています。

7.保有個人データの安全管理措置

当社の保有個人データの安全管理措置（主要な項目）
１．組織的安全管理措置
（1）組織体制の整備	安全管理措置を講ずるために、以下のような組織体制を整備しております。 ・個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任の明確化 ・個人データを取り扱う従業者及びその役割の明確化 ・上記の従業者が取り扱う個人データの範囲の明確化
（2）個人データの取扱いに係る規律に従った運用	個人データの取扱いに係る規律に従った運用確保のため、以下のような項目の状況確認が可能な措置を取っております。 ・個人情報データベース等の利用、出力状況 ・個人データが記載又は記録された書類、媒体等の持ち運び等の状況 ・個人情報データベース等の削除、廃棄の状況
（3）個人データの取扱状況を確認する手段の整備	個人データの取扱状況の把握にあたり、以下のような項目を明確にしております。 ・個人データの種類、名称 ・責任者、取扱い部署 ・利用目的
（4）漏えい等の事案に対応する体制の整備	漏えい等事案の発生時に備え、以下のような対応を行うための体制を整えております。 ・事実関係の調査及び原因の究明 ・影響を受ける可能性のある本人への通知 ・再発防止策の検討及び決定
（5）取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し	個人データの取扱状況について、定期的に監査の実施をしております。
２．人的安全管理措置
（1）従業者の教育	・定期的な研修の実施
（2）従業者の監督	・個人データについての秘密保持に関する誓約書等を従業者に提出させる。
３．物理的安全管理措置
（1）個人データを取り扱う区域の管理	・従業者への入退室管理及び持ち込む機器等の制限
（2）機器及び電子媒体等の盗難等の防止	・個人データを取り扱う機器や個人データが記録された電子媒体、書類等は施錠できるキャビネットに保管
（3）電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止	・持ち運ぶ個人データを取り扱う機器のパスワードによる保護の実施
（4）個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄	・個人データが記載された書類等を廃棄する際は、シュレッダー処理等の復元不可能な手段を採用 ・個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等の手段を採用
４．技術的安全管理措置
（1）アクセス制御	・個人情報データベース等を取り扱うことのできる情報システムを限定 ・ユーザーID に付与するアクセス権により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用できる従業者を限定
（2）アクセス者の識別と認証	・ユーザーID、パスワード等によりシステム利用者の識別を行う ・定期的に識別情報の登録及び使用情報を調べ、不要な識別情報は速やかに削除
（3）外部からの不正アクセス等の防止	・情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入し、不正ソフトウェアの有無を確認 ・ログ等の定期的な分析により、不正アクセス等を検知
（4）情報システムの使用に伴う漏えい等の防止	・情報システムの設計時に安全性を確保し、継続的に見直しを行う ・移送する個人データについて、パスワード等による保護の実施
（5）テレワーク業務における事故防止	・テレワーク業務には、会社が支給（または会社の許可を得た）パソコン等の電子機器を使用する ・ノートパソコン等を運搬する際には、紛失・盗難防止に努める ・セキュリティが確保されていない公衆Wi-Fi は使用禁止とする